ประชุม ยังไงให้ได้งาน? สไตล์ “Steve Jobs”

“Steve Jobs” ตำนานคนสำคัญของวงการเทคโนโลยี ผู้ให้กำเนิด iPhone และเป็น CEO ผู้มากความสามารถคนหนึ่ง และมีหลายสิ่งที่เราสามารถเรียนรู้ได้จากชายผู้นี้ ซึ่งหนึ่งในนั้นคือ จะทำอย่างไรให้การประชุมมี “ประสิทธิภาพ” มากที่สุด

กับ 3 เทคนิค ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ สไตล์ “Steve Jobs”

1. จัดประชุมให้เล็กที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้!

Steve Jobs อดีต CEO ผู้ล่วงลับของ Apple ขึ้นชื่อเรื่องความเนี้ยบในการทำงานเป็นอย่างมาก การประชุมในมุมมองของ Steve Jobs ก็เช่นกัน

มีเรื่องเล่าว่า ในการประชุมครั้งหนึ่ง Steve Jobs มองไปรอบๆ ห้องประชุม และเห็นผู้เข้าร่วมประชุมคนหนึ่งที่ไม่คุ้นหน้าคุณตา Steve Jobs ถึงกับถามว่า “คุณคือใคร” เมื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนนั้นตอบว่าเธอคือใคร และทำหน้าที่อะไร Steve Jobs จึงตอบกลับแบบสุภาพว่าว่า “ฉันคิดว่าเราไม่ต้องการคุณในการประชุมนี้ ขอบคุณนะ”

ที่เขาแสดงออกแบบนั้น เพราะเขาชอบทำให้การประชุมเล็กที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และหากใครที่ไม่เกี่ยวข้องก็ไม่ต้องเข้าประชุม

 2. ผู้เข้าร่วมประชุม “ต้องรู้หน้าที่ของตัวเอง”

การทำงานภายในของ Apple นั้นมีการตั้งคำศัพท์ขึ้นมาคำหนึ่งที่เรียกว่า “DRI” ซึ่งเป็นตัวย่อของ Directly Responsible Individual (ความรับผิดชอบโดยตรงของบุคคล)
ซึ่งในการประชุมแต่ละครั้งใน Apple จะมีรายการของ Activity ต่างๆ จะตามมาด้วยชื่อของคนที่ DRI ที่รับผิดชอบโดยตรงในงานนั้นๆ

ดังนั้นทุกคนจะรู้ได้ทันทีว่าใครรับผิดชอบตรงส่วนไหน ซึ่งทำให้ง่ายกับการจัดการปัญหาต่างๆ ถ้าต้องการปรึกษาปัญหาเรื่องไหน ก็ถามได้เลยว่า “Who’s the DRI on that?” (ใครรับผิดชอบงานนี้)

3. เลิกใช้สไลด์พรีเซ้นท์ รู้จริงต้องพูดได้เลย

Walter Isaacson ผู้เขียนหนังสือชีวประวัติ Steve Jobs เผยว่า “Jobs เกลียดการนำเสนอแบบเป็นทางการ” โดยเขาชอบที่จะร่วมประชุมแบบหันหน้ามาคุยกันมากกว่า

ซึ่งในหนังสือเล่าว่าทุกบ่ายวันพุธ Jobs มีประชุมเรื่องทั่วไปกับทีมการตลาดและโฆษณา สไลด์โชว์ถูกห้ามไม่ให้นำมาใช้ เพราะเขาต้องการให้ทีมงานถกกันมากกว่า และเน้นไปที่การคิดวิเคราะห์ร่วมกัน โดยไม่ต้องพึ่งพาเทคโนโลยี

Jobs เชื่อมั่นว่า”คนที่รู้ว่าตัวเองกำลังพูดเรื่องอะไรอยู่นั้นไม่จำเป็นต้องใช้ สไลด์พรีเซ้นท์”