แครีย์ นีฮอฟบอกว่าการบริหารเวลาที่ดีนั้นสำคัญก็จริง แต่บริหารเวลาอย่างเดียวคงไม่พอ เพราะ 3 กุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จนั้นประกอบไปด้วย “สมาธิ พลังงาน และการจัดลำดับความสำคัญ”

กุญแจดอกที่ 1 คือ “สมาธิ”

หลายครั้งที่เรารู้สึกว่ามีงานเยอะไปหมด แต่มีเวลานิดเดียว อาจเป็นเพราะเราใช้เวลาที่สมองทำงานได้ดีไปกับงานไม่สำคัญ เพราะมีแค่ ‘บางชั่วโมง’ ที่เราโฟกัสได้ดี ถ้าหากเราใช้ให้ถูกจะมีประโยชน์ต่อเรามาก

กุญแจดอกที่ 2 คือ พลังงาน

อย่าลืมว่าแรงก็สำคัญพอๆ กับเวลา ถ้าหากมีเวลาแต่ไม่มีแรงก็เท่านั้น

กุญแจดอกที่ 3 การจัดลำดับความสำคัญ

หากรู้จักลำดับความสำคัญ เราจะใช้เวลาและแรงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจะได้ไม่เผลอไปทำงานง่ายๆ ก่อนจนเหลือเวลาทำงานยากๆ นิดเดียว

? ช่วงเวลาสีเขียว
เหมาะกับงานที่ “สำคัญ” มากที่สุด หรืองานที่สร้างความเปลี่ยนแปลงมากที่สุด
โดยในช่วงนี้เราควรอยู่คนเดียว ไม่มีสิ่งรบกวน ถึงจะใช้เวลานี้ได้อย่างคุ้มค่าที่สุด นอกจากจะเหมาะกับงานสำคัญแล้ว ช่วงเวลานี้ยังเหมาะกับการเรียนรู้ ฝึกฝน และพัฒนาตัวเองด้วย

? ช่วงเวลาสีเหลือง
เหมาะกับงานที่สำคัญปานกลางและไม่ต้องใช้พลังงานเยอะมาก เช่น การประชุม การจัดเตรียมแผนงานสำหรับวันถัดไป เป็นต้น

? ช่วงเวลาสีแดง
เหมาะกับงานที่สำคัญน้อยสุด หรือ งานกิจวัตร (Routine) เช่น การบริหารจัดการอะไรเล็กๆ น้อยๆ ฯลฯ

4. “ปิดมือถือ ปิดแจ้งเตือน” ลดสิ่งรบกวนสมาธิ

ในการทำงานในยุคเทคโนโลยีเช่นนี้ “สิ่งรบกวน” เป็นตัวร้ายที่คอยแย่งเวลาทำงานอย่างมาก ดังนั้นปิดแจ้งเตือน หรือปิดมือถือสักครู่ในเวลาทำงานบ้าง ก็ช่วยได้มาก หรือ นำมือถือไปไว้ให้ห่างตัวในขณะที่กำลังทำงาน ก็จะช่วยให้เรามีสมาธิจดจ่อกับงานที่อยู่ตรงหน้าได้มากขึ้น

5. “หัดปฏิเสธให้เป็น” เมื่องานนั้นเราไม่ได้เกี่ยวข้องที่สุด

เคยไหม? ที่อยู่ๆ ก็ถูกลากเข้าประชุมที่เราไม่ได้มีส่วนสำคัญเลย รู้ตัวอีกที ช่วงเวลาสีเขียวของเราก็หมดลงโดยที่ไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน ฉะนั้น สิ่งที่เราต้องทำคือ ต้องรู้จัก “ปฏิเสธ” คนให้เป็น หากเราตรวจสอบแล้วว่าเรื่องที่เข้ามา “ไม่ได้เร่งด่วนที่สุด” สำหรับเขา และ “ไม่ได้สำคัญที่สุด” สำหรับเรา 

การปฏิเสธไปก่อนจึงไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร เราสามารถพูดคุยกันในภายหลังหรือในช่วงเวลาสีแดงของเราก็ได้ เพราะการจัดลำดับความสำคัญจะไม่มีความหมายเลยถ้าเรารับมือกับทุกอย่างที่ขวางหน้า ทั้งๆ ที่ปฏิเสธก็ได้

เส้นทางสู่ตัวเราในเวอร์ชันที่ดีกว่าอาจสั้น-ยาวแตกต่างกันออกไป แต่ความเข้าใจการใช้ ‘เวลา’ และ ‘แรง’ อย่างคุ้มค่า จากหนังสือ At Your Best จะเป็นดั่งเชื้อเพลิงที่ช่วยให้เราเดินทางได้เหนื่อยน้อยลงแน่นอน